Amamos y odiamos el correo electrónico a partes iguales. Estamos condenados a convivir con él, así que aprender a utilizarlo bien es clave para nuestra productividad personal. Porque lo utilizamos mucho, pero eso no quiere decir que lo utilicemos bien. Seguro que alguno de estos errores te resulta familiar:

1. Enviar a las personas equivocadas. Enviar un correo a alguien que no necesita leerlo es como obligarle a asistir a una reunión a la que no tiene que ir. Recuerda que “Para” es la persona que debe responder y “CC” solo para quien necesita una copia del mensaje. Ten cuidado con la función de autocompletar y con las opciones de “Responder” y “Responder a todos”. El objetivo es informar a la gente que realmente lo necesita.

2. Consultar con demasiada frecuencia. Nos pasamos el día pendientes del correo electrónico, incluso cuando ya ha acabado nuestra jornada laboral. Reserva un tiempo fijo cada día para leer y responder correos y evita mirarlo cada cinco minutos. Además, es importante que desconectes y dejes de estar pendiente del trabajo todo el día.

3. No ser organizado. Leemos correos nuevos constantemente pero no hacemos nada con ellos. Es importante procesarlos, etiquetarlos y clasificarlos cuando los abres para perder menos tiempo después.

4. Utilizar tu bandeja de entrada como un gestor de tareas. Muchos utilizamos el correo para tener referencias de las tareas pendientes. Pero los correos siguen entrando y estas tareas se quedan enterradas en una marea de mensajes. El correo electrónico no es un gestor de tareas, así que utiliza alguna aplicación que te ayude con la organización del trabajo.

5. Seguir cadenas interminables. Todos nos hemos visto atrapados en alguna cadena de correos infinita (Re: Re: Re:) en la que se mezclan contactos e información de todo tipo. Crea un nuevo mensaje para cada tema y añade los contactos adecuados.

6. Escribir mal los asuntos. Un correo electrónico es una pieza de información. Escribir el asunto correcto ayuda a quien lo recibe a determinar su importancia, urgencia y a localizarlo si alguna vez lo necesita. Procura que los asuntos sean lo más claros y descriptivos posible.

7. No responder con rapidez. Muchas veces leemos los correos, los reservamos para contestarlos más tarde y acaban olvidados en la bandeja de entrada. Si es posible, responde al correo justo después de leerlo. Además, es importante que apliques filtros para que lo importante esté primero.

Si quieres seguir mejorando te proponemos tres soluciones para gestionar el correo electrónico para que tengas todo bajo control y te conviertas en un auténtico maestro.

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Imagen: Wayne Stadler

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