Ya sea en la nube o en cualquier dispositivo, la buena organización de tus archivos influye directamente en tu eficiencia. Perdemos una media de 15 minutos al día buscando entre marañas de carpetas, archivos y documentos.

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Crea tu propio sistema

El principal objetivo de toda buena organización es que sea sencilla, práctica y directa. El sistema que utilices debe adaptarse a tus necesidades y a tus hábitos de trabajo. Aplicando estos consejos a tu experiencia personal buscar entre tus archivos será sólo cuestión de segundos:

  1. Organiza tus archivos en carpetas. Piensa en cómo se organiza tu trabajo y en el proceso de busca que tendrás que hacer después para establecer una estructura de almacenamiento. Evita crear demasiadas subcarpetas que dificulten tu navegación a través de los archivos.
  2. Clasifica por colores y etiquetas. Crea tu propio sistema de organización y utiliza los colores para agrupar tus archivos por temas.
  3. Pon a mano lo que más necesites. Crea accesos directos para los archivos con los que trabajas a diario. Guarda lo demás y tenlo siempre a mano para cuando lo necesites.
  4. Nombra correctamente. Crea tu propio sistema de nomenclatura e intenta que los nombres sean breves y descriptivos. Evita nombres como “Documento 1” que no dicen nada del contenidos.
  5. Clasifica cuando crees. Nombra tus archivos correctamente en el momento en que los creas y ubícalos en su carpeta correspondiente. Si lo dejas para más tarde te olvidarás y será más difícil guardarlos en el sitio adecuado.
  6. Aprende a buscar bien. Si nombras bien tus archivos, buscarlos será mucho más fácil. Saca partido a las herramientas de búsqueda que te ofrece tu equipo o tu servicio de almacenamiento en la nube para ahorrar tiempo.
  7. Revisa y limpia. Cada cierto tiempo (3 meses, por ejemplo), reserva algo de tiempo para reorganizar tus archivos. Elimina los duplicados y todo lo que ya no sirve. Si no quieres borrarlos, también puedes guardar la información que ya no utilizas en una memoria externa o en un CD. Liberarás espacio y la busca de archivos será mucho más eficiente.

Unos archivos organizados son el reflejo de un trabajo organizado. La productividad personal no es sólo cuestión de trabajar más, es cuestión de saber estructurar el trabajo de forma que podamos sacarnos el máximo rendimiento. ¿Qué tal si comenzamos a poner un poco de orden?

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