En Kiply hoy nos hemos levantado con una dosis extra de energía, así que vamos a andarnos sin rodeos. La mala gestión del tiempo es como todo en la vida: lo primero y más importante es admitir que se tiene un problema. Puede parecer un chiste malo, pero no por ello deja de ser una gran verdad.

La mayoría de nosotros cree que hace muy bien su trabajo y que no necesita que venga nadie a explicarle cómo organizar su tiempo, porque evidentemente no podría hacerse mejor. Uno lo da todo y no hay más que hablar.

Vamos a pensar que sí, que lo haces lo mejor que puedes, pero ¿qué te parece si hacemos un pequeño experimento? ¿Te animas? ¡Perfecto!

Imagina que en un mundo paralelo todas esas tareas que realizas a lo largo del día se pueden hacer de manera más eficiente y que estás dispuesto a aceptar los consejos de expertos en productividad. Bien, hecho esto, empiezas una búsqueda por el vasto y a menudo inhóspito territorio de los métodos de análisis de negocio, automatización de procesos, herramientas de trabajo en grupo, patrones de flujo de trabajo y, cómo no, de la sacrosanta gestión del tiempo.

El guardián de la puerta

No hay mitología que se precie que no cuente con la figura de los guardianes de puertas. A nosotros nos gusta especialmente el dios egipcio Aker. Él era el guardián de las puertas Este y Oeste del mundo subterráneo, y bajo su aspecto de dos leones yuxtapuestos, simbolizaba la entrada y la salida del mundo del más allá, el Pasado y el Futuro. Pues bien, en ese vasto mundo de los procesos de negocio, la productividad tiene también sus propias puertas de entrada y de salida (estas últimas las más utilizadas…), así que vamos a considerar a los expertos como los guardianes de las mismas.

Aquí es donde entra en juego David Allen, creador del método Getting Things Done (“conseguir que se hagan las cosas”). Vale, por supuesto no es un dios, pero al menos sí es uno de los expertos en productividad mejor considerados del mundo, así que vamos a escuchar qué tiene que decir.

Getting Things Done

Pues ahí estás tú, cruzando esa puerta con el permiso del señor Allen, intentando dejar atrás un pasado improductivo para adentrarte en el horizonte del futuro saboreando los frutos de la productividad.

Lo primero que has de saber, cómo no, es en qué consiste este método. Además de darnos las claves básicas en su web, David Allen lo cuenta todo en su libro Organízate con eficacia. En él, tal y como ya contamos en un post anterior, nos propone cinco sencillos pasos que nos ayudarán a tener más tiempo para nosotros mismos:

  1. Recopila: Haz un resumen de todas tus tareas pendientes (tanto las que debas realizar o recordar como de las que necesiten seguimiento) y anótalas en un mismo sitio (un cuaderno, una aplicación informática, o un «cubo» en palabras de Allen) que revisarás cada semana. El objetivo es liberar tu mente de todo el estrés que supone estar siempre alerta para que no se te pase nada.
  2. Procesa: Evalúa tareas y toma las decisiones adecuadas. Si la puedes llevar a cabo en menos de dos minutos, hazla en el momento. Si puede ser realizada por otro, delega. Y si estimas que no es prioritaria o que en otro momento del día puedes realizarla más eficazmente, posponla. En cualquier caso, no hagas más de una tarea a la vez.
  3. Organiza: Ordena las tareas según su importancia. Distingue entre acciones próximas (las prioritarias), proyectos, actividades en espera y tareas que quizá podrías hacer (o no).
  4. Revisa: Tus listas de acciones deben ser revisadas al menos una vez al día y si alguna de las tareas ha experimentado variaciones, vuelve a situarla en el lugar adecuado atendiendo a su prioridad.
  5. Haz: Una vez tengas clara la tarea principal, simplemente lánzate a realizarla.

Porque de eso se trata, ¿no? De ser capaz de realizar las tareas y poder ir eliminándolas de la lista de cosas pendientes. Como dice el propio Allen, ‘da estos cinco simples pasos para poder ordenar el caos‘.

Si quieres darle una oportunidad a este método, tenemos buenas noticias: está tan desarrollado, que en su web oficial encontrarás gran cantidad de materiales y herramientas que te ayudarán a implementarlo. Ofrecen apps, podcasts, mindmaps, cursos (presenciales y sesiones online), servicios de coaching, etc.

Como ves, todo un universo propio para que entres en el mundo de la productividad por la puerta grande.

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