Todo el mundo quiere mejorar su gestión del tiempo y, como ya te contábamos en este post, el método COPE es una herramienta muy útil para conseguirlo.

Creado por la experta en productividad Peggy Duncan, COPE es un método que se centra en racionalizar el trabajo y eliminar todas las actividades sin valor que suponen una gran pérdida de tiempo. Además, se sirve en gran medida de la tecnología y da muchas claves sobre cómo utilizarla más eficientemente.

¿Qué significa COPE?

 

El acrónimo COPE significa Claro-Organizado-Productivo-Eficiente (Clear-Organized-Productive-Efficient en el original en inglés) y es mucho más que una simple lista de palabras de moda.

Según Peggy Duncan, puedes ahorrar entre una y dos horas al día si organizas tu escritorio, tu ordenador y la bandeja de entrada de tu correo. Cierto, es más fácil decirlo que hacerlo. Pero relax, para que alcances tu nivel máximo de productividad, la experta te da claves prácticas, no solo palabrería de gurú.

¿Más trabajo hecho en menos tiempo? Sí, ¡por favor!

 

El lema central de este método es ‘Pasa menos tiempo trabajando, pero consigue hacer más’. Toda una declaración de intenciones que no deja lugar a dudas. Estas son algunas de las estrategias y consejos prácticos que propone la experta:

  • Despeja el espacio. Nadie cambia fácilmente de hábitos si no cambia también aquello que le rodea. Dedica unas horas a deshacerte de todos esos elementos innecesarios que no aportan nada a tu trabajo (papeles viejos, exceso de material de oficina, manuales que nunca ojeas,…). Todo lo que haga más de un mes que no tocas… ¡fuera!
  • Organiza tus tareas. Esto es simplemente sentido común: planifica tus tareas, ordénalas por prioridades y ponlo por escrito. Según su creadora puedes organizar toda tu vida solo con Microsoft Outlook, pero tienes infinidad de herramientas como calendarios organizadores personales a tu disposición.
  • Crea modelos y plantillas. Las pequeñas tareas que haces todos los días y crees que te quitan poco tiempo, en realidad son un inmenso agujero negro de productividad. ¿La solución? Crea tus propias plantillas personalizadas y organízalas por carpetas temáticas. Por ejemplo, cuando repitas más de dos veces el mismo tipo de email o informe, crea una plantilla y utilízala siempre que la necesites.
  • Gestiona adecuadamente tu bandeja de entrada. Tal y como dice en esta entrevista la experta, la mayoría de los empleados consultados creen que el mail es lo que les hace perder más tiempo. ‘Infierno’, lo llaman algunos. Lo que sucede es que la mayoría de nosotros simplemente abre una cuenta y después comienza un continuo fluir de mensajes entrantes y salientes, sin configurar nunca nada. ¿Sus consejos para solucionarlo?
    • ¡Líbrate del SPAM! Hazte con un software que elimine el SPAM e impida que recibas más. Esto permitirá que solo tengas que ocuparte de ‘los correos buenos’.
    • ¿Quién teme al botón de ‘Eliminar’? Aparte de la información que estés obligado a conservar por ley (y también hay software que recuerda estos plazos), no hay nada que te obligue a guardar todo lo que recibes. Borra sin miedo, verás qué liberación.
    • Sigue la Ley del Armario. Estamos seguros de que en el armario no mezclas las camisas con la ropa interior, ¿verdad? Pues aplica la misma lógica a todo, incluida tu bandeja de entrada. Empieza por revisar las categorías principales, modifica lo que necesites y después subdivídelas según tus preferencias. 

       

       

Como ves, la clave en este método es la Organización. Cuanto más organizado esté todo, más rápido encontrarás la información. Si necesitas más ayuda con tus archivos y proyectos, no dudes en utilizar Kiply y empieza a gestionarte mejor desde hoy mismo. ¡El tiempo libre te espera a la vuelta de la esquina!

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