Seguro que esta escena te resulta familiar. Nuevo mensaje en la bandeja de entrada. Mañana reunión a las 10:00 h. Preparas a conciencia todo lo que necesitas, tienes claros tus objetivos y las dudas que necesitas aclarar. Estás preparado. Así que al día siguiente te presentas en la sala de reuniones con todas tus esperanzas puestas en que, esta vez sí, la reunión será productiva.

Pero no. Dos horas (con suerte) después sales con las cosas menos claras que nunca. Crees recordar que, entre debates sobre lo divino y lo humano, habéis hablado del tema en cuestión. Pero no sabes si es que tú no te estás enterando de nada o si, en realidad, ninguno de los asistentes ha extraído las mínimas conclusiones. Así que vuelves al trabajo sin ninguno de tus objetivos cumplidos y con más dudas que cuando entraste. ¡Ah! Y con dos horas menos de tu valioso tiempo.

Las reuniones en datos

¿Reconoces esta sensación? No eres el único. Los datos demuestran lo que ya todos intuíamos. Según una infografía publicada por Wrike el 15% del tiempo de una organización se emplea en reuniones y, de ellas, el 67% son un fracaso. Es decir, que si en una semana trabajamos 40 horas, 6 de ellas las pasamos en reuniones y, de esas, 4 horas no sirven para nada. Pero no sólo perdemos tiempo, también dinero. Según Wrike, se desperdician más de 37 billones de dólares al año sólo en reuniones improductivas.

¿Cuáles son los motivos? El multitasking, los participantes poco implicados y la falta de planificación y estructura. En la mayoría de las reuniones la gente habla y habla, pero las ideas se desvanecen sin conclusiones o nuevos objetivos. Así que si no quieres ver cómo tu productividad personal sigue empeorando, asegúrate de que sales de cada reunión con unas conclusiones claras.

¡Que no cunda el pánico!

Las reuniones no tienen por qué ser así. Pueden ser una forma útil de trabajar con los compañeros y de generar nuevas ideas y conclusiones. Sólo tienes que saber cómo encauzarlas.

Ya os dimos algunos consejos para hacer que las reuniones sean más productivas. Pero, por si esto no es suficiente, echa un vistazo a las preguntas que Wrike te recomienda hacer antes de programar una nuvea reunión:

  1. ¿Es realmente necesaria? Puede haber otras opciones que impliquen perder menos tiempo
  2. ¿Quién necesita estar allí? Diferencia entre la gente que tiene que asistir obligatoriamente y la que puede hacerlo sólo si le interesa.
  3. ¿Qué puedo hacer para asegurarme de que es productiva? Planifica y ten claros los objetivos.

Muchas veces convocar reuniones no depende de nosotros. Pero no creas que por eso puedes eludir cualquier responsabilidad. La gente sólo necesita alguien que corte el rollo en el momento preciso. Asegúrate de encauzar los temas para llegar a las conclusiones que necesitas y ponte como propósito no salir de allí sin las cosas claras. Para todo lo demás, tal vez deberías enviarles este post a tus jefes esas personas que todos sabemos.

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