Organizar todas nuestras tareas pendientes puede ser complicado: las distracciones, la mala gestión del tiempo o los imprevistos hacen que, muchas veces, establecer plazos y planificar nuestro día a día sea toda una odisea.

Un sencillo hábito puede ayudarte a mejorar tu eficiencia y también tu productividad personal. A la hora de planificar tu trabajo, define un plazo para completar cada tarea. Así tendrás un objetivo que guíe tu trabajo y te hará ser más eficiente.

Siguiendo estos pasos podrás definir plazos y organizar tu trabajo de forma eficiente:

  1. Haz una lista con todas las tareas que tienes pendientes y ordénalas según su prioridad e importancia.
  2. Valora el tiempo que deberás invertir para completar cada una de ellas, teniendo siempre en cuenta los posibles imprevistos. Establece una fecha límite para finalizar cada tarea según su urgencia.
  3. Búscales un hueco en tu agenda. Programa las tareas en tu calendario de manera que tengas siempre visibles los objetivos que debes cumplir a corto y largo plazo.

Lo importante a la hora de definir plazos es ser realista. No programes tareas que sabes que no serás capaz de cumplir. Ten en cuenta tus hábitos y rutinas de trabajo y recuerda que el objetivo es no saturarte de trabajo. De lo contrario, sólo conseguirás agobiarte más y retrasarte cada vez más hasta que llegue un momento en el que no seas capaz de alcanzar ninguno de tus objetivos.

Lo mejor es que definas plazos para tareas concretas. Si estás trabajando en un proyecto muy grande, divídelo en tareas más pequeñas y establece un plazo independiente para cada una de ellas. Así te motivarás al ver cómo avanzas y consigues tus objetivos poco a poco.

Motivación y mejora continua

Establece un período de tiempo después del que revisarás cómo has organizado tu trabajo. Una vez a la semana, por ejemplo, revisa tu planificación y comprueba los objetivos que has cumplido y lo que todavía está pendiente. Vuelve a planificar lo que sea necesario y calcula de nuevo el tiempo que deberás invertir en esas tareas (quizá tu previsión inicial no estaba bien hecha). Reorganiza tu agenda semanal para dar cabida a las tareas pendientes e intenta ceñirte a los plazos todo lo posible.

Los plazos no sólo son importantes para organizar mejor todo el trabajo pendiente. También sirven como una meta fija en el tiempo que debes alcanzar. Tener  un plazo de entrega evita que te distraigas y te ayuda a motivarte. Pon en práctica este consejo de Kiply y pronto verás cómo avanzas y mejoras tu productividad personal.

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