Todos somos conscientes de que hay algunos hábitos que reducen nuestra productividad e intentamos mejorarlos día a día. Pero, aún así, seguimos ciertas rutinas que, sin darnos cuenta, afectan a nuestra productividad. Estos son algunos consejos para transformarlas:

Empieza la mañana con energía

Durante las primeras horas del día somos más eficientes, así que opta por llegar temprano a la oficina y ponte con la primera tarea de tu lista. Debe ser importante pero breve (no más de 30 minutos) y debe ayudarte a avanzar en el proyecto de la semana. Una vez terminada, puedes tomarte un momento para distraerte y luego seguir con tu día.

Contesta sólo los correos importantes

Llegas a la oficina, enciendes tu ordenador, lees el primer correo y para contestarlo realizas una llamada. En ese instante estás integrando una actividad no prevista a tu rutina. Contesta aquellos correos que forman parte de la programación del día. De otra manera, aunque contestes la mayoría, al final te sentirás frustrado por no haber avanzado en las tareas que sí habías previsto. Algunos estudios han descubierto que “sin el correo (los sujetos) se concentraron durante más tiempo en sus tareas, realizaron menos multitareas, y redujeron el estrés”.

Una lista de tareas al final de cada jornada

Escribe la lista de tareas pendientes al final del día, cuando tienes claro qué no pudiste completar y cómo necesitas hacerlo. Sé realista, piensa en los tiempos del proyecto y revisa cuánto tiempo te llevará realizarlas. Repártelas en el día teniendo en cuenta los momentos de descanso. Si hay tareas que son cruciales y que no serás capaz de realizar pide ayuda o delega lo que sea posible.

Procrastinar es una consecuencia, no una decisión

Procrastinar es sustituir actividades y dejar las tareas “para después”. Un ordenador que va despacio, una silla incómoda, falta de sueño, demasiadas horas frente al monitor, hambre, ansiedad por una presentación… son numerosos los factores que nos hacen suspender las actividades planeadas. Cuando eso sucede, detente y analiza: ¿por qué no quieres o no puedes seguir con esa tarea? Si necesitas tiempo, tómalo; si necesitas ayuda, pídela; si necesitas cambiar la agenda, hazlo y si estas cometiendo un error, cámbialo.

La productividad depende del control de métodos y de tiempo, pero también del conocimiento que tengamos sobre nosotros mismos. Es importante que utilicemos herramientas que nos permitan reconocer nuestros patrones de comportamiento para detectar errores y utilizar esa información para mejorar.

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Imagen: Eduardo Díez Viñuela

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