Al ser humano le encanta hacerse grandes preguntas: ¿quién soy?, ¿qué hago aquí?, ¿qué sentido tiene todo?, etc. Los cambios en la sociedad y el ámbito laboral han hecho que a esa lista de cuestiones esenciales se vayan sumando otras. Una de las más recurrentes hoy en día es, sin duda, “¿Cómo puedo realizar una mejor gestión del tiempo?”

Por suerte para todos, hay infinidad de personas preguntándose lo mismo, y muchas de ellas son profesionales creativos y talentosos que están dedicando sus esfuerzos a crear métodos efectivos de gestión del tiempo y aumento de la productividad.

Lo primero que debes tener claro es que dispones de la misma cantidad de tiempo que los demás, esto es, días de 24 horas. Ni un segundo más ni un segundo menos. Así que ‘no tengo tiempo’ es una frase que quizás deberías desterrar de tu discurso, porque en realidad… no es del todo cierta. Tú y yo sabemos que sería más acertado si, en lugar de decir que no tienes tiempo, dijeses algo así como ‘no empleo bien mi tiempo’ o ‘no sé qué hago con mi tiempo’. Estas afirmaciones son un poco vagas, pero una buena ‘traducción’ simultánea sería:

  • no empleo bien mi tiempo = trabajo demasiado y me queda muy poco tiempo para mí;
  • no sé qué hago con mi tiempo = pierdo mucho tiempo en cosas superfluas y veo pasar los días sin ser realmente productivo.

El que busca siempre encuentra

 

Cuando necesitas respuestas a un problema, es básico que te hagas las preguntas correctas. Si culpas de tu mala gestión del tiempo únicamente a agentes externos, estarás olvidando la parte más importante de la ecuación: .

En los dos casos expuestos antes, la solución pasa por que, cómo no:

  • seas honesto contigo mismo. Antes de nada, detecta dónde radican esas pérdidas de tiempo. Cambiar requiere un gran esfuerzo, y no suele apetecer hacerlo. El problema es que sin ese ejercicio de autocrítica y ese primer paso hacia el cambio, no hay éxito posible.
  • busques el modo de subsanarlas. La buena noticia es que actualmente hay numerosos métodos de gestión del tiempo muy efectivos. Puedes empezar por seguir leyendo este post, y elegir el que más se adapte a ti.
  • empieces a gestionarte más eficientemente. Una vez seleccionado el método con el que vas a trabajar, no hay tiempo que perder. Ponte manos a la obra y empieza a obtener resultados positivos desde ya.

¡Eureka! Alguien lo ha hecho por ti

 

Estás de suerte. No necesitas darle tantas vueltas al problema como el pobre Arquímedes con la corona del rey Hierón II de Siracusa. En Kiply hemos hecho una selección de los mejores métodos de gestión del tiempo, lo que te permitirá cantar victoria y ponerte manos a la obra inmediatamente.

  • GTD (Getting Things Done).  Este método, creado por Dave Allen, se basa en 5 pasos: Recopila, Procesa, Organiza, Revisa y Actúa. Lo principal es tener claro qué tareas y proyectos tienes pendientes, ordenarlos correctamente por categorías y decidir si son realizables o no y en cuánto tiempo.
  • Pomodoro Technique. Esta técnica creada por Francesco Cirillo se basa en la división del trabajo en intervalos de 25 minutos. Ése es el tiempo que nuestra mente es capaz de mantener la concentración en algo al máximo nivel. Después, un descansito de 5 minutos, y vuelta a empezar. ¿Por qué se llama Pomodoro? Porque significa ‘tomate’ en italiano y el reloj avisador de cocina por excelencia tiene esa forma.

Estos dos métodos (GTD y Pomodoro) ya los explicamos más detalladamente en este otro post de Kiply, así que hoy os daremos más opciones:

  • COPE. Es el método creado por la experta en productividad personal Peggy Duncan. Es el acrónimo de ‘Claro – Organizado – Productivo – Eficiente’ y es mucho más que una simple lista de palabras. COPE es un método que se centra en racionalizar el trabajo y eliminar todas esas actividades sin valor que son una gran pérdida de tiempo. Para conseguir alcanzar nuestro nivel máximo de productividad, la experta propone aplicar técnicas como crear modelos que puedas utilizar para completar actividades comunes del día a día. Éstas nos hacen perder una media del 20-30% de nuestra jornada, cuando podrían hacerse en menos de un 10%. Por ejemplo, cuando repitas más de dos veces el mismo tipo de email o con información muy similar, crea una plantilla y utilízala siempre que la necesites. Pronto comprobarás que tener tus propias plantillas personalizadas para tareas mecánicas es una gran ayuda a la hora de ahorrar tiempo.
  • 18 minutes. El método ‘18 minutos’ de Peter Bregman se centra en la importancia de dejar un tiempo para el análisis y la evaluación del desempeño. Propone dejar 5 minutos al principio de la jornada para organizar la tan temida lista de tareas a realizar; otros cinco minutos al final, para repasar todas las actividades del día y valorar el resultado con la mente despejada; y a mayores, debes dejar un minuto por cada hora de trabajo para evaluar de un rápido vistazo cómo va el día y si estás siendo eficiente. Así, en total, suman 18 preciosos minutos que serán claves en tu jornada.

Y por si estos métodos no te parecen suficientes, en este otro post te explicamos cómo la ley de Pareto te ayuda a aumentar tu productividad personal. Además, no olvides que Kiply es una herramienta muy útil y sencilla que combina a la perfección con cualquiera de ellos.

Como ves, en cuanto decidas que quieres realizar la mejor gestión del tiempo posible, lo que te sobrará es ayuda, empezando por la nuestra. ¡Ánimo y manos a la obra! El equilibrio entre tu vida personal y laboral te lo agradecerá.

 

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