A la hora de clasificar las tareas de nuestro día a día es fundamental diferenciar entre las que son urgentes y las importantes. Debes analizar qué tareas necesitan ser atendidas de inmediato y cuáles son fundamentales para cumplir objetivos. De este análisis dependerá la organización eficiente de tu agenda y, por lo tanto, tu productividad personal.

La diferencia entre urgente e importante

Aunque, como veremos a continuación, una tarea puede ser urgente e importante a la vez, en la mayoría de los casos podemos clasificarlas de forma distinta.

  1. Las tareas urgentes son aquellas que requieren atención inmediata. Con ellas ponemos a prueba nuestra capacidad de reacción y de respuesta rápida.
  2. Las tareas importantes son aquellas que nos llevan a cumplir objetivos, ya sea a corto o largo plazo, pero que no necesariamente tienen por qué ser urgentes.

Existen distintas formas de calcular la urgencia y la importancia de tus tareas. La matriz de Covey es un buen método para analizar de qué tipo es el trabajo pendiente de tu lista y así organizar tu agenda:matriz de covey

Dependiendo del lugar en el que clasifiquemos cada tarea, debemos llevar a cabo una acción distinta:

  1. Si una tarea es urgente e importante céntrate en ella cuanto antes y hazla lo antes posible.
  2. Si una tarea no es urgente, pero sí importante, planéala de forma que puedas abordarla con calma a lo largo del tiempo.
  3. Si una tarea es urgente, pero no importante, intenta delegarla en otros.
  4. Si una tarea no es urgente ni importante elimínala o déjala para el final, cuando hayas terminado las que tienen más prioridad.

La clave: organización

Perdemos gran parte de nuestro tiempo atendiendo las tareas urgentes y, muchas veces, dejamos de lado las verdaderamente importantes. Aprender a organizarte y a gestionar bien tu tiempo es la clave para centrar tus esfuerzos en aquello prioritario en cada momento.

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Imagen: www.muyfacilmente.com

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