Las reuniones pueden ser una de las mayores pérdidas de tiempo a las que nos enfrentamos en nuestro día a día en el trabajo. Por eso, prepararlas bien y tener claros tus objetivos es fundamental para que sean eficientes.

El éxito de las reuniones no sólo depende del momento del encuentro. Es necesaria una preparación previa y algo de trabajo posterior para que sea realmente productiva. A continuación te damos algunos consejos para que las reuniones con tu equipo dejen de ser una pérdida de tiempo y se conviertan en una herramienta útil para tu trabajo.

Antes de las reuniones

Planifica y prepara los puntos del día de la reunión con antelación y establece un orden del día coherente. Jerarquiza los temas para comenzar por los más urgentes y sigue un orden decreciente.

Una vez hayas establecido la agenda, comunícala a los demás participantes precisando el tema y los objetivos de la reunión con tiempo suficiente para que puedan organizarse y prepararla.

Recuerda programar la reunión en un horario adecuado que se adapte a la jornada de todos los participantes y a vuestro ritmo de trabajo.

Durante las reuniones

Sé puntual e intenta que los demás lo sean para acabar a la hora programada. Respeta la agenda y evita que dure demasiado eludiendo las interrupciones y el desvío del tema. Tú tiempo y el de tus compañeros es muy valioso.

Las reuniones sirven para tomar decisiones a partir de un debate, no para comunicar a los demás las decisiones que ya están tomadas. Así que escucha y respeta el punto de vista de cada uno porque todos pueden tener algo interesante que decir. Intenta que los desacuerdos sean constructivos y rebate objetivamente, exponiendo de forma clara y concisa tus puntos de vista para que todos puedan entenderte.

Extrae una serie de conclusiones finales del debate sobre cada uno de los puntos de la agenda para que te ayuden a establecer nuevos objetivos de trabajo.

Después de las reuniones

Evalúa si se cumplen los objetivos que se concluyen al final de cada reunión o, de lo contrario, no habrá servido para nada. Ten siempre presente que una reunión eficaz es una inversión en el rendimiento y motivación de tu equipo.

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