8.38 Voy a coger el coche para ir al trabajo. Antes de arrancar, chequeo el email en el móvil.

9.15 Llego a la oficina. Enciendo el portátil y chequeo el email.

9.37 Chequeo el email.

9.41 Chequeo el email.

9.45 Notificación de correo nuevo; lo leo.

10.03 Voy a por café, y por el camino chequeo el email en mi móvil.

¿Realmente hace falta vivir tan pendiente de la bandeja de entrada? No. Desde luego que no.

Pero el inicio de este post bien podría ser un típico día de mi trabajo. Es más, he llegado a tener dos pantallas: una con la tarea principal y otra con la bandeja de entrada abierta, controlando con la vista si “aterrizaba” algún email nuevo. Pero ahora ya me estoy acostumbrando al hecho de que se puede vivir sin estar tan pendiente del correo. De hecho, aunque suene paradójico, me he dado cuenta de que soy más productivo si no estoy tan atento a mis emails. Me he percatado de que el correo no es mi lista de tareas, no es mi agenda; es solo un input más que puede afectar o no a estas últimas. Que los demás me manden un email no significa que enseguida deba atenderlo.

Cómo gestionar correctamente el correo

Aquí tenéis una serie de consejos que humildemente propongo:

1) No hace falta chequear continuamente el correo. Basta con revisarlo 3 o 4 veces al día. No más. Por ejemplo, a las 9.00, a las 12.00, a las 15.00 y a las 18.00. De este modo podremos centrarnos en nuestras tareas importantes, aquellas que realmente generen un mayor impacto en nuestro negocio. No hay nada tan urgente que no pueda esperar unas horas, y si lo hubiera, el email no sería el medio adecuado, se debería recurrir al teléfono.

2) Desactiva notificaciones. Normalmente aplicaciones como Outlook notifican la llegada de un correo nuevo. La curiosidad nos carcome y terminamos consultando el email recién llegado. Esto es improductivo ya que interrumpe nuestra tarea, y según varios estudios, retomarla nos cuesta del orden de 5 a 15 minutos. En la herramienta Outlook estas notificaciones se pueden desactivar y Gmail se puede configurar para que solo descargue el correo si yo le doy a actualizar. También para Gmail existen plugins útiles como el de “Pause”, que congela tu bandeja de entrada. Esto es interesante, entre otras cosas, porque si tienes abierto el correo y estás respondiendo a un email, puedes activar la “pausa” para que la llegada de nuevos correos no te interrumpa.

3) Desapúntate de newsletters y publicidad. En su momento te apuntaste o te apuntaron, pero estas news hacen “ruido” en tu bandeja de entrada. Hacen que se incremente el número de correos no leídos y esto, según estudios, hace que aumenten nuestro nivel de estrés y nuestra sensación de “no llego a todo”. Yo hace tiempo que me he desapuntado de todas aquellas suscripciones que no me interesaban, y en el caso de aquellas que sí, me he organizado de tal modo que no sean un problema. Por ejemplo, los blogs de productividad los llevo automáticamente a la carpeta “Productividad” mediante una regla en mi correo. De este modo, no “aterrizan” en mi bandeja de entrada y no se incrementa el número de correos no leídos. Y para no perder información que pueda ser valiosa, una vez a la semana dedico una hora a leer estos emails.

4) Utiliza la técnica “Barred”. ¿No conoces esta técnica? No pasa nada. En este post te la explicamos en detalle.

Conclusión

Si se aplican estas pautas con cierta agilidad y frecuencia, el número de correos no leídos se reduce considerablemente y se consigue llegar al tan “relajante” lema de “bandeja de entrada a cero”. Prueba y verás. Personalmente, he comprobado que mi nivel de estrés se ha reducido y que consigo estar al día de todo lo que recibo.

Hoy en día, en un mundo en el que la conexión de nuestros dispositivos es continua y recibimos información (en exceso en mi opinión) las 24 horas del día, mantener el email a cero es realmente un desafío. Un desafío para ti y tu productividad. Suerte.

Sebas Revuelta es el creador de Tiempo de Calidad, un blog que busca la gestión del tiempo eficaz aplicando técnicas y herramientas de productividad personal.

 

descarga-kiply-gratis

follow us in feedly