En este post anterior, nuestro colaborador Sebastián Revuelta te daba algunos consejos muy útiles sobre cómo mantener tu bandeja de entrada a cero. Pero quedaba uno muy importante y al que seguramente le vas a sacar muchísimo partido.

La técnica “Barred”

“Ya tengo cientos, miles de emails sin leer”, me podríais decir algunos de vosotros; o “entre las 9.00 de la mañana y las 12.00 ya se me han acumulado un buen número de mensajes”, me podríais decir otros. Pero todos os hacéis la misma pregunta: “¿Cómo hago para volver a dejar mi bandeja de entrada a cero?”. ¿La respuesta?: Utilizando la técnica “Barred”. Esta es básicamente un barrido por nuestra bandeja de entrada aplicando una serie de puntos cuyas iniciales se corresponden con la palabra “B.A.R.R.E.D“: Borrar, Archivar, Responder ahora, Responder después, Emplazar, Delegar.

El “barrido” en detalle

  • Borrar. Borraremos todos aquellos correos que no nos aporten nada. No te cortes. O si te sientes más tranquilo, llévalos a una carpeta “Borrar” y verás que en semanas no los has echado en falta. Vacíala con la periodicidad que estimes oportuno.
  • Archivar. Si contienen información valiosa o consultable en un futuro, archiva el correo. Existen herramientas como Evernote, OneNote, o el propio Outlook que te permiten almacenar la información y localizarla rápidamente.
  • Responder ahora. Sigue la ley de los 2 minutos. Si la respuesta te lleva menos de dos minutos, responde ahora, es el momento, no procrastines.
  • Responder más tarde. Si el correo requiere una respuesta más elaborada o una acción por tu parte más concienzuda, planifícala si consideras que concuerda con los objetivos de tu negocio. Ponle día y hora. Si todavía no tienes un calendario, Outlook tiene uno propio y Gmail tiene Google Calendar.
  • Emplazar. Si a día de hoy no requiere ninguna acción por tu parte pero crees que será  relevante para tu negocio en un futuro, simplemente posponla. Para ello, puedes ponerte un recordatorio, y si usas Gmail, existe un plugin muy interesante llamado “Boomerang” que te permite reenviarte un correo a la fecha que tú le digas. Dicho de una manera “cool“, te lo manda al futuro; dicho de una manera más “informal”, le pegas una patada para adelante.
  • Delegar. Por último, existen correos que, aunque la responsabilidad sea tuya, no implican una acción directa por tu parte sino que puede ser realizada por un compañero o empleado. Deriva el correo a la(s) persona(s) correspondientes. Para este tipo de emails conviene, además de reenviarlos, ponerlos en una carpeta “En espera” y revisarla con frecuencia para comprobar que sigue la evolución esperada.

Conclusión

 Todos nos dejamos arrastrar por la corriente de emails entrantes y salientes, sin detenernos ni un segundo a reflexionar sobre cómo optimizar el uso que hacemos del correo. Pero probablemente no haya minutos mejor invertidos que aquellos que podamos pasar organizando la bandeja de entrada. Cuando personalizas la gestión de tus emails, y lo organizas todo en función de tus intereses y necesidades, de repente esa caótica bandeja de entrada deja de ser un río desbordado y se convierte en una corriente que fluye de manera armónica.

Suena bien, ¿verdad? Pues “barre’ tu correo a conciencia y descubre cómo aumenta tu productividad.

Sebas Revuelta es el creador de Tiempo de Calidad, un blog que busca la gestión del tiempo eficaz aplicando técnicas y herramientas de productividad personal.

Imagen: Mathyas Kurmann

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