Hoy en día una de las quejas más habituales en los equipos de trabajo es la cantidad de horas perdidas en reuniones improductivas. Hay demasiados meetings periódicos prefijados y con un tema muy general, por ejemplo ‘reunión de departamento’. En estos se supone que se va a revisar cómo ‘avanzan los proyectos’. Pero lo que sucede es que muchas veces los empleados van a las reuniones nerviosos. No tienen clara su finalidad última y no saben si lo que han preparado es ‘lo que querían los managers’ o si lo que van a hacer tiene siquiera algún sentido y eficacia real. Para empezar a cambiar esto, puedes seguir leyendo este post y además leer este otro que publicamos hace tiempo sobre cómo tener reuniones eficaces.

Y es que esto es como lo de los dentistas: cuando la mayor parte de tus empleados cree que las reuniones no están siendo productivas…lo más probable es que estén en lo cierto.

¿Por dónde empezar para tener reuniones eficaces?

Divide y vencerás. Aunque de entrada asusta un poco, esta máxima no tiene por qué tener siempre un significado negativo y belicoso. De hecho, puede ser un punto muy positivo a favor de la eficacia de tus reuniones si sabes aplicarlo correctamente.

  • Divide el trabajo antes de la reunión. Todo lo que adelantes es tiempo ganado y se traduce además en una reunión más organizada. Si cada uno lleva su parte hecha, todo tendrá más sentido y el puzzle encajará casi sin darte cuenta.
  • No asignes las mismas tareas siempre a los mismos. Si algo no funciona en tu equipo, lo más importante no es encontrar al responsable y ponerlo frente al espejo. Porque a lo mejor no tienes un mal equipo, sino simplemente … lo tienes mal organizado. Para darle un nuevo rumbo a las reuniones, prueba a cambiar las tareas que asignas habitualmente a cada empleado. Te aseguramos más de una grata sorpresa.
  • Crea la figura de ‘Coordinador de Reunión’. Para cada reunión que hagas, asigna un Coordinador que se encargue de que todo el mundo tenga hecha su parte y de revisar y poner en común la documentación de todos.
  • Todos a una. Empieza por no preguntar más cosas del tipo ‘¿quién ha hecho esta parte?’, ‘¿a quién se le ha ocurrido esto?’, sobre todo en lo referente a los errores o cosas que menos te gusten. Haz que sientan que lo ves como un trabajo del equipo, y que les haces a todos responsables de lo que presenten, para bien y para mal. Por supuesto, no se trata de que un mal compañero se vaya de rositas si no colabora ni de que un empleado excepcional se diluya en la media. No te preocupes por esto, está demostrado que los equipos de trabajo se autorregulan si alguien falla, y también de que ellos mismos alabarán a un miembro que destaque positivamente. Descubrirás que es una buena forma de que tus trabajadores entrenen nuevas habilidades, se hagan responsable del propio trabajo y aumenten su sensación de pertenencia a un equipo.

Y si aún así sigue habiendo algún error en el conjunto, si sigues estos consejos verás más claramente dónde está el fallo y podrá ser subsanado entre todos. Eso sí, cuidado con las susceptibilidades. Ya sabes, el trabajo en equipo se inventó para hacernos mejores, así que critica siempre desde una perspectiva constructiva.

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