Gestionar eficientemente el tiempo que pasamos en la oficina es uno de los mayores retos a los que nos enfrentamos todos. Aunque todavía quedan empresas que siguen premiando el presentismo, la productividad ya no es sinónimo de interminables jornadas laborales.

Por suerte, hay múltiples métodos y técnicas que nos ayudan a gestionar mejor nuestro tiempo. Y por suerte también, no todo son sofisticadas metodologías que muchas veces cuesta más entender que implementar. Uno de los métodos más sencillos es el llamado ’18 minutos’, y se basa en una idea muy simple: que consigamos ser productivos o no depende básicamente de cómo hayamos planificado el día.

El hombre detrás del método

Peter Bregman es, entre otras muchas cosas, uno de los columnistas de la afamada revista digital Harvard Business Review. Además, es el creador de los ’18 minutos’, que resume a la perfección en su libro ‘18 minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done‘ (‘18 minutos: encuentre su foco, controle las distracciones y consiga hacer lo realmente importante‘ en su edición en castellano).

Como dice el propio autor en este artículo ‘cuando enseño gestión del tiempo, siempre comienzo con la misma pregunta: ¿cuántos de vosotros tienen demasiado tiempo y pocas cosas que hacer con él? En diez años, ni una sola persona ha levantado la mano.

Esto significa que empezamos cada jornada sabiendo que no vamos a conseguir hacerlo todo. Así que cómo pasamos el tiempo es una decisión estratégica clave. Pero ¿cómo puedes seguir un plan cuando hay tantas cosas que amenazan con echarlo al traste? ¿Cómo te puedes centrar en las pocas cosas importantes cuando hay tantas otras que requieren tu atención?’.

18 minutos y 3 sencillos pasos

Según Bregman, necesitamos convertir nuestra gestión del tiempo en un ritual. No basta con hacer una lista o tener una vaga idea de cuáles son nuestras prioridades. Eso no es consistente. Necesitamos que esta concentración en lo importante sea un proceso continuo que seguiremos ‘pase lo que pase’.

 Para él, esto es posible con 3 simples pasos que podemos dar en solo 18 minutos o incluso menos:

  • Paso 1 (5 minutos) Planifica tu Día. Antes siquiera de encender tu ordenador, coge una hoja en blanco y escribe una lista con las tareas prioritarias que sabes que te harán sentir muy productivo al final de la jornada. Después, y esto es esencial, coge tu calendario e inclúyelas en tu agenda. Coloca las más difíciles e importantes al principio del día e intenta realizarlas antes de revisar tu email. Si tu lista no cabe en tu calendario, es hora de ‘re-priorizar’. Ni te imaginas el poder que tiene decidir cuándo y dónde vas a hacer algo.

  • Paso 2 (1 minuto cada hora) Volver a centrarse. Programa tu reloj, teléfono u ordenador con un sistema de alertas que suenen cada hora. Coge aire, y emplea un minuto en revisar tu lista y preguntarte a ti mismo si has sido productivo durante la última hora. Mira también tu calendario y haz los cambios que necesites para emplear la siguiente hora de la mejor forma posible. Gestiona tu día hora a hora; no permitas que sean las horas las que te manejen a ti.
  • Paso 3 (5 minutos) Revisión. Apaga tu ordenador y recapitula cómo ha ido tu día. ¿Qué ha salido bien? ¿En qué te centraste? ¿Qué te distrajo? ¿Qué has aprendido que te ayudará a ser más productivo mañana?Curiosamente, el poder de los rituales reside en que son predecibles. Haces lo mismo de la misma forma una y otra vez y, por esto mismo, también puedes predecir los resultados. Si eliges inteligentemente en qué te centras y te lo recuerdas continuamente, serás capaz de no distraerte y ser más productivo.

Así de simple. Con este método y la ayuda de Kiply para organizar tus tareas y proyectos, ya no hay excusa para que salgas de la oficina sin sentirte productivo.

 

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